| 明清史 |
英国外交部档案及其与清代中国有关档案概述
赵雄
【专题名称】明清史
【专 题 号】K24
【复印期号】2004年01期
【原文出处】《历史档案》(京)2003年04期第109～116页
【作者简介】赵雄，中国第一历史档案馆研究馆员 邮编100031
英国外交部（Foreign Office）成立于1782年，是当时负责管理英国与世界各国外交关系的政府主管部门，1968年并入外交与联邦事务部（Foreign and Commonwealth Affairs）。英国外交部档案（包含少量外交与联邦事务部档案）现存英国公共档案馆（Public Record Office），共计1113个档案系列，其中与清代中国有关的档案大约有70余个系列。本文拟根据英国公共档案馆相关文献和笔者对该馆的实地业务考察，就英国外交部及其与清代中国有关档案的来源、结构、内容和主要检索工具作一介绍，为国内学术界同仁利用相关档案信息资源提供一把“入门的钥匙”。
一英国外交部档案
英国外交部档案大部分依照档案的不同来源或不同类型，整理为7个大类和其他若干小类目：
（一）综合通信类（General Correspondence）
综合通信是在伦敦外交部机关积累的原始文件，包括驻外代表机构发来的公文正本及附件，发往驻外代表机构公文的底本、会议记录。外国驻英代表机构、英国政府其他部门、私人和私人机构致外交部的信函。
1906年以前的综合通信，基本按照国家分别整理为FO1至FO90、FO95至FO111档案系列，另有少量档案系列则未按国别整理。
1906年以后的综合通信，按照主题分别整理为以下档案系列：非洲事务（1906—1913年）（FO367）、法权事务（1946年）（FO950）、商贸事务（1906—1920年）（FO368）、通信事务（1936年以后）（FQ850）、领事事务（1906年以后）（FO369）、缉私事务（1915—1920年）（FO382）、文化关系（1944年以后）（FO924）、自治领地情报（1929—1933年）（FO627）、外国宣传品（1947年以后）（FO953）、图书馆（1906年以后）（FO370）、新闻事务（1916—1939年）（FO3395）、政治事务（1906年以后）（FO371）、战犯与外侨（1915—1919年）（FO383）、条约事务（1916年以后）（FO372）。此处的政治事务是指重大政治事务。
（二）登记册与索引类（Registers and Indexes）
部门日志、部门登记册和综合登记册（1817—1920年）在综合通信登记册系列（FO566），可以反映这一时期大部分文件送达、处理和答复的情况。此前的部门日志、部门登记册（1782—1817年）在杂件系列1（FO95）。图书馆系列登记册和综合通信索引（1808—1890年）在FO802。与前述综合通信（1906年以前）档案整理体系相对应，综合通信索引亦按照国别整理，一国一册，并附有该索引册的索引。缩微复制件在FO605。部门登记册的索引除1891—1905年的在FO804以外，其余年份的在FO506。胶片复制件在FO807。
综合通信（1906—1920年）的主题登记册在FO662。相同时段的卡片式索引存放在检索咨询室，按年排列，可以提供主题、人物、地区检索。综合通信（1920—1951年）的簿册式索引在FO409，相同复本存放在参考室，同样可以提供主题、人物、地区检索。需要注意的是，从登记册或索引中查找到的文件条目，并不意味该份文件正本已被永久保存。
（三）大使馆与领事馆档案类（Embassy and Consular Archives）
此类档案包括：英国驻外使领馆收到的发自英国外交部的公文正本和电报、发往伦敦本部的公文底本、与驻在国外交部和其他官方机构的通信以及与驻在国地域内英国其他代表机构、代理机构、私人的通信。此类档案中还存有其他一些地方性档案，如英国国民在海外出生、死亡、婚姻登记册，领事法庭档案，各种财务档案，英国教堂档案，墓地档案和英国国民财产档案以及各种杂件。
现存驻外使团的通信登记册最早可以追溯到1820年，并大多延续到19世纪末或20世纪初。由于种种原因造成通信登记册多有遗缺，如灾害事故造成的损毁，在紧急时刻为防止档案落入敌方手中而主动销毁，或者该档案未列入永久保存范围而予以定期销毁，从而导致某些机构完全没有档案，或者只有登记册而没有相应文件。
（四）机密印刷物类（Confidential Print）
从1820年后期开始，特别重要的文件均印制成机密印刷物，分发内阁、外交部、政府其他部门和驻外使团，作为工作参考。自1850年至1906年更发展到几乎所有的重要文件或电报都照例印刷。机密印刷物由单份文件编辑成册，分别编号，基本按照印刷时间排序。该机密印刷物（1827—1914年）一套按照时间顺序整理，编为FO881；另一套按照国家、地区、主题整理，共分为94个系列。
（五）条约类（Treaties）
在条约缔结之前，缔约各国会相互交换授予其全权代表的《全权证书》或《授权书》。各方共同议定的条款写入《条约议定书》，并由缔约各国代表签字、用印。外国方面的《全权证书》、《条约议定书》和补充文件在条约议定书系列（FO93）。英国方面的上述档案在英国与世界各国系列（FO83）。
《条约议定书》签字、用印以后，起草《条约批准书》，经缔约各国国家元首签字、用印后，双边条约由缔约双方互相交换；多边条约则存放在各方共同议定的地方。外国方面的《条约批准书》在FO94。1969年以后，以英国为缔约国之一的多边条约的《条约议定书》和《条约批准书》在FO949。1953年以后，与欧洲经济共同体有关的上述档案在FO974。
（六）私人与私人办公室文件类（Private and Private Office Papers）
直到20世纪，许多外交大臣、外交官和其他官员在离任时，会像带走其私人物品一样，带走未经登记的公务文件。这些私人收藏的文件其后又陆续缴回外交部，并移交英国公共档案馆，现已分别整理为近30个外交部档案系列。其中有安东尼·艾登（Anthony Eden，1936—1938年、1940—1945年任外交大臣）缴回文件的复制件（FO954）。这些文件的原件保存在伯明翰大学图书馆。
在20世纪，外交大臣、外交官和其他官员被要求在退休离任时缴回其手中的公务文件。这些文件归入外交部档案，并移交英国公共档案馆。现整理为私人收藏系列—大臣和官员—综合（FO800），共收有70多种私人收藏档案和私人办公室档案。某些私人收藏档案直接捐赠或寄存在英国公共档案馆，并入捐赠与寄存档案系列（PRO30/1至PRO30/10），或并入外交部其他档案系列。
（七）国际委员会与国际会议档案类（Archives of Commissions and Conferences）
外交部档案中保存有大量的国际委员会档案。这些国际委员会大致可分为两类：一是为处理国际间重要事务而成立的、有英国参加的多边委员会；一是为处理英国与别国之间事务而成立的双边委员会。其中有些档案只有英国单方的档案，有些则较完整。
1906年以前，参加国际会议的英国代表团档案分入相应国家系列，或在英国与世界各国系列（FO83）。第一次世界大战期间国际会议档案、1919—1920年和平会议档案、两次世界大战期间的国际会议档案在内阁办公厅档案中的CAB25、CAB28。第二次世界大战期间国际会议档案在战时内阁一联邦与国际会议系列（CAB99）、实施文件系列（PREM3）、机密文件系列（PREM4）。内阁办公厅有关国际会议的档案在内阁会议记录系列（CAB23/65、CAB23/12）、备忘录系列（CAB24/66、CAB24/129）。其他国际会议档案还分别整理成外交部档案的若干系列，例如：1919—1920年和平会议（FO373、FO608、FO893）、洛桑会议等两次世界大战之间的国际会议（FO839）、1945年波兹坦会议（FO934）。
（八）其他档案（Other Record Categories）
外交部档案除上述7大类档案外，还有以下一些档案类目：
1.书记长档案类（the Chief Clerk）：书记长部门档案构成单独系列（FO366）。这些档案反映了书记长在外交部内部财务和编制事务、外交和领事服务、外交信使、审计和会计等方面事务的责任。此外，还有法定与管理部门、研究部门与图书馆等类目。
2.战时机构档案系列（Wartime Series One）：在两次世界大战期间，成立了一些战时全国性行政管理机构和地方性机构，这些机构形成的档案构成若干独立档案系列。其中有第一次世界大战期间的限制资敌委员会（FO902）、对外贸易委员会（FO833），第二次世界大战期间的战时经济部（FO837）、战时政治管理局（FO833）、战时领事局（FO916）。此外，还有一战后期的吉达办事处（FO686）、阿拉伯事务局（FO882），二战后期派往法国国家委员会的英国使团（FO892）、各部驻外代表（FO660）、驻开罗国务大臣代表处（FO921）和英国中东事务办公室（FO957）。
3.护照处档案类（Passport Office Records）：护照处档案包括通信和通信登记册（1815—1949年）、护照发放登记册，附有人名索引（1795～1948年），在FO610。护照典型样本在FO655，典型案例档案在FO3637。
4.二战以后德国、奥地利事务档案类（Records Concerning Germany and Austria from1945）：英国外交部接收了设在伦敦的英国德奥管制办公室和同盟国德奥管制委员会英国分部的档案，还接收了设在德国、奥地利的同盟国管制当局以及英美双方、英美法三方共同管理机构的档案。1945年，英国德奥管制办公室接替由陆军部管理的经济和工业计划局，行使英国对德、奥的管制权。1947年，更名为英国外交部德国司。该机构档案在FO935。战后，英国驻德高级专员档案、其前任驻军当局档案、英国占领区地方管理机构档案、同盟国联合管理机构档案，分别在FO1005、FO1008、FO1010、FO1012、FO1023、FO1046、FO1049、FO1056。有关战后德国管理的档案，还可参阅英国内阁档案、财政部档案、陆军部档案和外交部档案综合通信类中与之同期的主题系列。
二与清代中国有关的档案
（一）基本情况
中英通使始于1793年英使马戛尔尼访华，迄今已有210年。英国外交部档案中保存有当时英王乔治三世致中国乾隆皇帝信函的中文译本，信中介绍马戛尔尼勋爵作为使团正使前往中国。而英国在华贸易总监管人与中国地方政府有关贸易事务的往来，则更可以追溯到18世纪初期。英国外交部档案中与清代中国有关的档案大约始于1727年。自1840年中英爆发鸦片战争，其后签订中英《南京条约》等不平等条约，中国由此沦为半殖民地半封建社会。中国在外国列强高压驱使之下，极不情愿地进入了近代世界体系。战争、条约、开口通商、使馆领馆、领事裁判、赔款、割地、海关、广州、上海、香港、威海、天津、北京、云南、西藏等等，成为清季中英外交档案的高频主题词。
现存英国外交部档案中，与清代中国有关的档案涉及10余个类目的70余个系列，档案总量应不少于5000卷。这些档案可以分为三个层次：一是中国档案（FO931），是1858年第二次鸦片战争期间英方劫掠的中国广东省官方档案（英国方面于1988年12月将该档案的缩微复制品交还中国，现收藏于中国第一历史档案馆和广东省档案馆）。二是中文档案（FO682、FO932、FO1048、FO1080），是中文秘书处（Chinese Secretary’s Office）形成或保存的用中文记述的档案，这4个档案系列与FO931共同构成英国外交部档案中的中文秘书处类。三是英文档案（兼有少量中文档案附件），主要保存在综合通信类，约12个系列；大使馆与领事馆档案类，约42个系列；条约类，4个系列；机密印刷物类，3个系列；领事法院类，3个系列；杂件类，3个系列。
（二）FO9682档案系列（外交部—中文秘书处，大使馆与领事馆，中国—中文综合通信，1834—1939年，2500卷（实为539卷—编译者））
本系列档案是1834—1939年间，英国驻华代表与中国政府之间的通信和文件。该档案形成或保存于中文秘书处。中文秘书处是英国在华代表属下的一个特殊机构，负责与中国方面联系的口译、笔译，以及有关公文通信的登记管理工作。中文秘书处早期隶属于英国在华贸易监管人，1834—1843年在广东，1843—1860年在香港。其后隶属于英国驻华外交使团（1861—1939年）。
本系列档案大多是外交和贸易方面的通信，还有少量杂件。系列内档案分为5个部分，其中除第3部分为表格式摘要外，各部分有详细的文件级目录：
1.杂件（FO682/1/32—1971/73），42卷，多数无文件形成时间。特征上与调整到FO1080的中文杂件基本一致。
2.通信（1839—1861年）（FO682/1972—1993），22卷，已进行详细整理和编目。附有内容充实的介绍、新旧档号对照表、参考文献目录、词汇（人物、机构、地区、活动、文种等）索引。
3.通信（1862—1939年）（FO682/1994—2458），465卷。其中大多数通信参照FO932、FO231中文、英文通信登记册，恢复其原有登记顺序。
4.通信（1834—1838年）（682/2459—2463），5卷。当时英国在华贸易总监督人仍在广东，英中关系大多还局限于与中国地方政府有关贸易事务的通信。
5.增补部分（1865—1867年）（FO682/2464—2468），5卷。本部分1990年新并入FO682，主要是与恭亲王奕诉的通信。
FO682档案最初保存在中文秘书处，1958年运回英国外交部，1961年移交英国公共档案馆。这批档案经过1961年、1963年两次整理，形成1971卷。其后又几经整理，或形成新的系列，如FO931；或在系列内重新整理，形成现在的FO682/1972—2463。
陆续从FO682调整出来，形成新的档案系列有：（1）中国广东省档案（FO931）；（2）东印度公司商船货物监管人特别委员会中文通信（FO1048）；（3）中文秘书处中文通信登记册（FO932）（与FO231英文通信登记册可以相互参照）；（4）英国驻华各领事馆地契等文件，并入FO678；（5）中文秘书处杂件（FO1080）。
与FO682相关的档案系列有：（1）英国在华贸易总监管人的其他通信，在FO228（主要是英文）、FO677（中英文兼有）；（2）英国驻华公使馆/大使馆与领事馆的通信（1834—1950年），在FO228、FO676（中英文兼有）；（3）英文通信发文簿（1834—1917年），在FO230；（4）英文通信登记册（1836—1945年），在FO231（与FO932中文通信登记册相互参照）；索引（1843—1937年），在FO232；（5）英国外交部对驻华外交机构的综合通信，在FO17（1815—1905年）、FO371（1906—1932年）。
（三）FO931档案系列（广东省档案—中国广东官方档案，1765—1857年，1954件）
本系列是从FO682分离出来形成的系列。这批档案是1858年第二次鸦片战争期间英国在广东劫掠的中国官方档案。其中包括中国中央政府与广东地方政府之间的往来文书，原存放在两广总督衙门、广东巡抚衙门机构的广东地方政府本身形成的文书。这批档案经整理，分为6个专题，再分别按时间顺序排列：
1.鸦片贸易与鸦片战争（1835—1842年）（FO931/1—73），73件；
2.中国中央政府与地方政府（1765—1857年）（FO931/74—450），377件；
3.对外关系与对外贸易（1810—1857年）（FO931/451—979），529件；
4.起义、秘密结社、军事组织与作战、镇压起义（1811—1857年）（FO931/980—1799），820件；
5.第二次鸦片战争第一阶段（1856—1857年）（FO931/1800—1883），84件；
6.地图与插图（FO931/1884—1954），71件。
（四）FO932档案系列（外交部—中文秘书处，北京及其以前—中文通信登记册，1840—1938年，53册）
本系列档案是从FO682分离出来而形成的系列。这批档案是中文秘书处形成的中文通信登记册。系列内档案先区分通信形式：照会、函件、备忘录，再分别按时间顺序排列，重新编号。存留的中文通信本身仍在FO682（与FO231英文通信登记册系列可以相互参照）。
（五）FO1048档案系列（东印度公司—商船货物监管人特别委员会，中文秘书处—中文通信与文件，1783—1834年，1160件）
本系列档案是从FO682分离出来而形成的系列。这批档案是由东印度公司设在广东和澳门的商船货物监管人特别委员会形成的档案。该委员会在1834年撤销以前，实际行使东印度公司所拥有的英国在华贸易的垄断权。这批档案中形成时间最早的一份，是前面已提到的1793年英王乔治三世致中国乾隆皇帝信函的中文译本。大量通信是关于茶叶、棉花贸易，在广东的贸易代表与中国地方当局关于司法纠纷的交涉，洋行商人破产问题、关税问题，还有几件涉及鸦片走私贸易问题。
（六）FO1080档案系列（外交部—中文秘书处，大使馆与公使馆，北京，中国—中文杂件，1833—1951年，393卷）
本系列档案是从FO682分离出来而形成的系列。这批档案是形成或保存在中文秘书处的杂件（不含已经登记的通信）。其中有通信底稿、条约底稿和印刷文本，规章、公告的副本，中国学生用的名片、课本和考试卷等。中文秘书处将1860—1916年的杂件（中英文兼有）装订成几册，归入FO233/57—138。这些杂件的索引（截止于1904年）见FO232/4。还有少量杂件，与已登记的中文通信一起，仍在FO682。
（七）FO233档案系列（北方事务部与外交部—领事馆与公使馆，中国—杂件与报告（英文、中文），1727—1951年，306卷）
这批档案是笔者目前所见到的英国外交部档案中有关英国与清代中国交往的最早的一批档案。其中包括英国驻华代表机构档案目录（1727—1859年）、贸易与情报的报告、法律诉讼档案、中文秘书处杂件、有关东印度公司在华活动档案的记录册、财务账簿、通告等。
本系列目录附有FO233/105—138中文附件的文件级专题目录，共分为19个专题。依次为中央政府、排外运动、义和团起义、市民动乱、教育、财政、中外关系—条约、工业、劳工、矿业、鸦片、护照、公共卫生、铁路、改良运动、航运、中日甲午战争、电信、贸易。
鉴于篇幅所限，其他档案系列就不作一一介绍了。
三主要检索工具
（一）档案层级结构与档号
英国公共档案馆的馆藏档案，依据从总到分、从一般到具体的逻辑原则，按照档案形成者的社会职能分工、行政隶属关系，自上而下逐级区分，构建了一个树状展开的档案实体体系。档案实体体系和与之对应的目录体系的层级结构共分为7级，依次为：部门（Department）、大类（Division）、系列（Series）、分系列（Subseries）、分分系列（Subsubseries）、案卷（Piece）、单份文件（Item）。其中，部门（作为立档单位的独立部门或机构）、系列（基于共同的职能、或主题、或下属机构）、案卷（卷、册、扎、匣等独立档案单元）3级为强制性层级，在任何情况下都必须采用；其余4级为附加性层级，只在需要时采用。即在一般情况下，其档案实体和目录采用部门—系列—案卷3级结构，在需要时则采取4级、5级、6级以至7级的结构。
档号（Document·Reference）是档案馆赋予所藏档案的编号，是管理、调阅和引用档案的识别代码。英国公共档案馆的档号系统是与其档案实体结构相适应的层级制代码系统。第1级代码为部门代码（Department Code），以一个或几个大写字母标识，例如：外交部部门代码为FO（Foreign Office）；第2级代码为系列号（Series Number），以部门代码十数字标识，其间插入一个空格，例如：FO682；第3级代码为案卷号（Piece Number），以系列号+数字或字母标识，其间以斜杠间隔，例如：FO17/23、FO682/6A。在需要的时候，还会采用第4级代码卷内文件号（Internal Reference）。而大类、分系列、分分系列则不在档号中反映。即在一般情况下，其档号采用部门—系列—案卷3级结构，在需要时会采用4级结构。
英国公共档案馆的各种检索工具即是按照上述结构逐层展开，揭示、报道其馆藏档案资源。利用者亦应建立馆藏档案实体结构、目录体系、档号系统的基本概念，了解其体系结构、标识涵义，才能更好地循着档案工作者所提供的具有档案馆特色的检索路径，探寻、开发、利用丰富的档案信息资源。
（二）印刷型检索工具
英国公共档案馆陆续出版的有关馆藏外交部档案的参考书籍有：
1.《英国公共档案馆馆藏指南》。英国皇家出版社，1963年、1968年版（Guide to the Contents of the Public Record Office，HMSO，1963、1969）；
2.《英国公共档案馆现行指南》，英国公共档案馆，缩微平片版，1999年版（Current Guide to the Public Record Office，Microfiche，PRO，1999）；
3.《英国公共档案馆手册13：外交部档案，1782—1939年》，英国皇家出版社，1969年版（Public Record Office Handbook No.13，the Records of the Foreign Office，1782—1939，HMSO，1969）；
4.《英国公共档案馆读者指南7：“从不抱怨，从不解释”，外交部与国家文件局档案，1500—约1960年》，英国公共档案馆，1994年版（Public Record Office Readers’Guide No.7，“Never Complain， Never Explain”， Records of the Foreign Office and State Paper Office1500—c.1960 by Louise Atherton，PRO，1994）。
通过阅读参考书籍，利用者可以了解英国外交部机构的历史脉络和职能活动的基本情况，外交部档案的形成、使用、移交，其在英国公共档案馆整理、保存的一般状况，以及档案主要记述和反映的主题、人物、事件、国家、地区、时间等。利用者结合自己的利用目的、研究课题或个人兴趣，基本确定可以满足其利用需求的档案系列名称、代码。
在基本确定档案系列范围以后，可以进而查阅名为《系列目录》（Series Lists）的案卷/文件全引目录及索引，来精确查找满足其利用需要的各档案系列内的相关案卷，以至相关案卷内的相关文件，从而最终确定需要调阅原档的档号。需要注意的是，《系列目录》中关于档案案卷/卷内文件的描述，主要源自为行政活动目的而形成的外交部档案中的登记册与索引类档案，并不是为方便档案利用需要，因此在标引的准确性、一致性方面会存在一定误差，从而在检索的查全率、查准率方面也会存在一定缺陷。
（三）联机型检索工具
档案利用者可以通过国际互联网登录英国公共档案馆网站提供的联机目录系统PROCAT，实现对其档案目录信息资源的远程查询。PROCAT是英国公共档案馆建立的联机多级式档案目录数据库，拥有英国公共档案馆和其他一些单位保存的950万卷公共档案，从部门、大类、系列，到案卷、卷内文件7个层级的档案目录信息，提供远程联机浏览、检索和预订借阅（只对注册用户）的服务。
PROCAT遵循国际档案理事会制订的《档案著录国际通用标准》ISAD（G），采用从总体到局部的方法，揭示档案各个层级的档号、标题、时间、从属关系、摘要、利用状态、范围与内容、整理状况、检索工具、行政管理史、索引等目录信息（除必要项目外，允许存在空项），并力求自上而下、不同层级的相同信息不重复。PROCAT任何层级的任何条目均给出其上下从属关系（Context），明确档案的关联性和等级位置，并可通过链接实现在不同层级之间，各相关条目的切换、跳跃。从而充分反映了档案信息资源的系统性特征，使用户可以比较完整、准确地把握其所需要的档案信息。
PROCAT提供了目录浏览功能，用户或应用其层级结构全面浏览其各个层级的全部目录信息，或应用其档号结构选定部门、系列、案卷、卷内文件，直接浏览特定层级、特定范围的目录信息，并且可以在任意点上实现扩大范围或缩小范围的浏览。
PROCAT提供的目录检索功能主要是：
1.自由检索：用户使用自定词汇（与目录条目中检索字段所用词汇前方一致，或完全一致），按照需求可进而限定时间/时段、或限定部门/系列/案卷进行检索；
2.引导检索：PROCAT集成了200余份档案信息介绍（Information Leaflets）和10余个先组式研究热门课题（Popular Searches），给用户提供如何查找和在哪儿查找特定范围档案信息的建议，用户在引导下进行检索；
3.索引检索：使用PROCAT提供的索引进行检索；
4.档号检索：使用档号进行部门、系列、案卷检索。
PROCAT的目录数据，绝大部分来自英国公共档案馆已有的《系列目录》，因此前述标引上存在的准确性、一致性问题仍然存在，用户对此应予以足够重视。
笔者认为，学术研究者要有效利用档案信息资源，就需要了解相关立档单位历史脉络和职能活动情况，相关档案形成、移交、管理状况，相关档案检索工具的结构、特性，充分利用档案工作者提供的具有档案馆特色的信息服务和信息产品，即所谓掌握“入门的钥匙”。在此基础上，学者还需要调动其自身的学术背景知识和科学研究能力，通过对相关档案信息的收集、选择、分析、校正、归纳、提炼，由档案信息的叙述层面深入到其涵义层面、效用层面，并与其他相关文献信息资源整合，才能全面地、准确地把握相关档案信息资源，进而通过创造性的研究和恰当的表述，最终获得满意的文化或学术成果。
【专 题 号】K24
【复印期号】2004年01期
【原文出处】《历史档案》(京)2003年04期第109～116页
【作者简介】赵雄，中国第一历史档案馆研究馆员 邮编100031
一英国外交部档案
英国外交部档案大部分依照档案的不同来源或不同类型，整理为7个大类和其他若干小类目：
（一）综合通信类（General Correspondence）
综合通信是在伦敦外交部机关积累的原始文件，包括驻外代表机构发来的公文正本及附件，发往驻外代表机构公文的底本、会议记录。外国驻英代表机构、英国政府其他部门、私人和私人机构致外交部的信函。
1906年以前的综合通信，基本按照国家分别整理为FO1至FO90、FO95至FO111档案系列，另有少量档案系列则未按国别整理。
1906年以后的综合通信，按照主题分别整理为以下档案系列：非洲事务（1906—1913年）（FO367）、法权事务（1946年）（FO950）、商贸事务（1906—1920年）（FO368）、通信事务（1936年以后）（FQ850）、领事事务（1906年以后）（FO369）、缉私事务（1915—1920年）（FO382）、文化关系（1944年以后）（FO924）、自治领地情报（1929—1933年）（FO627）、外国宣传品（1947年以后）（FO953）、图书馆（1906年以后）（FO370）、新闻事务（1916—1939年）（FO3395）、政治事务（1906年以后）（FO371）、战犯与外侨（1915—1919年）（FO383）、条约事务（1916年以后）（FO372）。此处的政治事务是指重大政治事务。
（二）登记册与索引类（Registers and Indexes）
部门日志、部门登记册和综合登记册（1817—1920年）在综合通信登记册系列（FO566），可以反映这一时期大部分文件送达、处理和答复的情况。此前的部门日志、部门登记册（1782—1817年）在杂件系列1（FO95）。图书馆系列登记册和综合通信索引（1808—1890年）在FO802。与前述综合通信（1906年以前）档案整理体系相对应，综合通信索引亦按照国别整理，一国一册，并附有该索引册的索引。缩微复制件在FO605。部门登记册的索引除1891—1905年的在FO804以外，其余年份的在FO506。胶片复制件在FO807。
综合通信（1906—1920年）的主题登记册在FO662。相同时段的卡片式索引存放在检索咨询室，按年排列，可以提供主题、人物、地区检索。综合通信（1920—1951年）的簿册式索引在FO409，相同复本存放在参考室，同样可以提供主题、人物、地区检索。需要注意的是，从登记册或索引中查找到的文件条目，并不意味该份文件正本已被永久保存。
（三）大使馆与领事馆档案类（Embassy and Consular Archives）
此类档案包括：英国驻外使领馆收到的发自英国外交部的公文正本和电报、发往伦敦本部的公文底本、与驻在国外交部和其他官方机构的通信以及与驻在国地域内英国其他代表机构、代理机构、私人的通信。此类档案中还存有其他一些地方性档案，如英国国民在海外出生、死亡、婚姻登记册，领事法庭档案，各种财务档案，英国教堂档案，墓地档案和英国国民财产档案以及各种杂件。
现存驻外使团的通信登记册最早可以追溯到1820年，并大多延续到19世纪末或20世纪初。由于种种原因造成通信登记册多有遗缺，如灾害事故造成的损毁，在紧急时刻为防止档案落入敌方手中而主动销毁，或者该档案未列入永久保存范围而予以定期销毁，从而导致某些机构完全没有档案，或者只有登记册而没有相应文件。
（四）机密印刷物类（Confidential Print）
从1820年后期开始，特别重要的文件均印制成机密印刷物，分发内阁、外交部、政府其他部门和驻外使团，作为工作参考。自1850年至1906年更发展到几乎所有的重要文件或电报都照例印刷。机密印刷物由单份文件编辑成册，分别编号，基本按照印刷时间排序。该机密印刷物（1827—1914年）一套按照时间顺序整理，编为FO881；另一套按照国家、地区、主题整理，共分为94个系列。
（五）条约类（Treaties）
在条约缔结之前，缔约各国会相互交换授予其全权代表的《全权证书》或《授权书》。各方共同议定的条款写入《条约议定书》，并由缔约各国代表签字、用印。外国方面的《全权证书》、《条约议定书》和补充文件在条约议定书系列（FO93）。英国方面的上述档案在英国与世界各国系列（FO83）。
《条约议定书》签字、用印以后，起草《条约批准书》，经缔约各国国家元首签字、用印后，双边条约由缔约双方互相交换；多边条约则存放在各方共同议定的地方。外国方面的《条约批准书》在FO94。1969年以后，以英国为缔约国之一的多边条约的《条约议定书》和《条约批准书》在FO949。1953年以后，与欧洲经济共同体有关的上述档案在FO974。
（六）私人与私人办公室文件类（Private and Private Office Papers）
直到20世纪，许多外交大臣、外交官和其他官员在离任时，会像带走其私人物品一样，带走未经登记的公务文件。这些私人收藏的文件其后又陆续缴回外交部，并移交英国公共档案馆，现已分别整理为近30个外交部档案系列。其中有安东尼·艾登（Anthony Eden，1936—1938年、1940—1945年任外交大臣）缴回文件的复制件（FO954）。这些文件的原件保存在伯明翰大学图书馆。
在20世纪，外交大臣、外交官和其他官员被要求在退休离任时缴回其手中的公务文件。这些文件归入外交部档案，并移交英国公共档案馆。现整理为私人收藏系列—大臣和官员—综合（FO800），共收有70多种私人收藏档案和私人办公室档案。某些私人收藏档案直接捐赠或寄存在英国公共档案馆，并入捐赠与寄存档案系列（PRO30/1至PRO30/10），或并入外交部其他档案系列。
（七）国际委员会与国际会议档案类（Archives of Commissions and Conferences）
外交部档案中保存有大量的国际委员会档案。这些国际委员会大致可分为两类：一是为处理国际间重要事务而成立的、有英国参加的多边委员会；一是为处理英国与别国之间事务而成立的双边委员会。其中有些档案只有英国单方的档案，有些则较完整。
1906年以前，参加国际会议的英国代表团档案分入相应国家系列，或在英国与世界各国系列（FO83）。第一次世界大战期间国际会议档案、1919—1920年和平会议档案、两次世界大战期间的国际会议档案在内阁办公厅档案中的CAB25、CAB28。第二次世界大战期间国际会议档案在战时内阁一联邦与国际会议系列（CAB99）、实施文件系列（PREM3）、机密文件系列（PREM4）。内阁办公厅有关国际会议的档案在内阁会议记录系列（CAB23/65、CAB23/12）、备忘录系列（CAB24/66、CAB24/129）。其他国际会议档案还分别整理成外交部档案的若干系列，例如：1919—1920年和平会议（FO373、FO608、FO893）、洛桑会议等两次世界大战之间的国际会议（FO839）、1945年波兹坦会议（FO934）。
（八）其他档案（Other Record Categories）
外交部档案除上述7大类档案外，还有以下一些档案类目：
1.书记长档案类（the Chief Clerk）：书记长部门档案构成单独系列（FO366）。这些档案反映了书记长在外交部内部财务和编制事务、外交和领事服务、外交信使、审计和会计等方面事务的责任。此外，还有法定与管理部门、研究部门与图书馆等类目。
2.战时机构档案系列（Wartime Series One）：在两次世界大战期间，成立了一些战时全国性行政管理机构和地方性机构，这些机构形成的档案构成若干独立档案系列。其中有第一次世界大战期间的限制资敌委员会（FO902）、对外贸易委员会（FO833），第二次世界大战期间的战时经济部（FO837）、战时政治管理局（FO833）、战时领事局（FO916）。此外，还有一战后期的吉达办事处（FO686）、阿拉伯事务局（FO882），二战后期派往法国国家委员会的英国使团（FO892）、各部驻外代表（FO660）、驻开罗国务大臣代表处（FO921）和英国中东事务办公室（FO957）。
3.护照处档案类（Passport Office Records）：护照处档案包括通信和通信登记册（1815—1949年）、护照发放登记册，附有人名索引（1795～1948年），在FO610。护照典型样本在FO655，典型案例档案在FO3637。
4.二战以后德国、奥地利事务档案类（Records Concerning Germany and Austria from1945）：英国外交部接收了设在伦敦的英国德奥管制办公室和同盟国德奥管制委员会英国分部的档案，还接收了设在德国、奥地利的同盟国管制当局以及英美双方、英美法三方共同管理机构的档案。1945年，英国德奥管制办公室接替由陆军部管理的经济和工业计划局，行使英国对德、奥的管制权。1947年，更名为英国外交部德国司。该机构档案在FO935。战后，英国驻德高级专员档案、其前任驻军当局档案、英国占领区地方管理机构档案、同盟国联合管理机构档案，分别在FO1005、FO1008、FO1010、FO1012、FO1023、FO1046、FO1049、FO1056。有关战后德国管理的档案，还可参阅英国内阁档案、财政部档案、陆军部档案和外交部档案综合通信类中与之同期的主题系列。
二与清代中国有关的档案
（一）基本情况
中英通使始于1793年英使马戛尔尼访华，迄今已有210年。英国外交部档案中保存有当时英王乔治三世致中国乾隆皇帝信函的中文译本，信中介绍马戛尔尼勋爵作为使团正使前往中国。而英国在华贸易总监管人与中国地方政府有关贸易事务的往来，则更可以追溯到18世纪初期。英国外交部档案中与清代中国有关的档案大约始于1727年。自1840年中英爆发鸦片战争，其后签订中英《南京条约》等不平等条约，中国由此沦为半殖民地半封建社会。中国在外国列强高压驱使之下，极不情愿地进入了近代世界体系。战争、条约、开口通商、使馆领馆、领事裁判、赔款、割地、海关、广州、上海、香港、威海、天津、北京、云南、西藏等等，成为清季中英外交档案的高频主题词。
现存英国外交部档案中，与清代中国有关的档案涉及10余个类目的70余个系列，档案总量应不少于5000卷。这些档案可以分为三个层次：一是中国档案（FO931），是1858年第二次鸦片战争期间英方劫掠的中国广东省官方档案（英国方面于1988年12月将该档案的缩微复制品交还中国，现收藏于中国第一历史档案馆和广东省档案馆）。二是中文档案（FO682、FO932、FO1048、FO1080），是中文秘书处（Chinese Secretary’s Office）形成或保存的用中文记述的档案，这4个档案系列与FO931共同构成英国外交部档案中的中文秘书处类。三是英文档案（兼有少量中文档案附件），主要保存在综合通信类，约12个系列；大使馆与领事馆档案类，约42个系列；条约类，4个系列；机密印刷物类，3个系列；领事法院类，3个系列；杂件类，3个系列。
（二）FO9682档案系列（外交部—中文秘书处，大使馆与领事馆，中国—中文综合通信，1834—1939年，2500卷（实为539卷—编译者））
本系列档案是1834—1939年间，英国驻华代表与中国政府之间的通信和文件。该档案形成或保存于中文秘书处。中文秘书处是英国在华代表属下的一个特殊机构，负责与中国方面联系的口译、笔译，以及有关公文通信的登记管理工作。中文秘书处早期隶属于英国在华贸易监管人，1834—1843年在广东，1843—1860年在香港。其后隶属于英国驻华外交使团（1861—1939年）。
本系列档案大多是外交和贸易方面的通信，还有少量杂件。系列内档案分为5个部分，其中除第3部分为表格式摘要外，各部分有详细的文件级目录：
1.杂件（FO682/1/32—1971/73），42卷，多数无文件形成时间。特征上与调整到FO1080的中文杂件基本一致。
2.通信（1839—1861年）（FO682/1972—1993），22卷，已进行详细整理和编目。附有内容充实的介绍、新旧档号对照表、参考文献目录、词汇（人物、机构、地区、活动、文种等）索引。
3.通信（1862—1939年）（FO682/1994—2458），465卷。其中大多数通信参照FO932、FO231中文、英文通信登记册，恢复其原有登记顺序。
4.通信（1834—1838年）（682/2459—2463），5卷。当时英国在华贸易总监督人仍在广东，英中关系大多还局限于与中国地方政府有关贸易事务的通信。
5.增补部分（1865—1867年）（FO682/2464—2468），5卷。本部分1990年新并入FO682，主要是与恭亲王奕诉的通信。
FO682档案最初保存在中文秘书处，1958年运回英国外交部，1961年移交英国公共档案馆。这批档案经过1961年、1963年两次整理，形成1971卷。其后又几经整理，或形成新的系列，如FO931；或在系列内重新整理，形成现在的FO682/1972—2463。
陆续从FO682调整出来，形成新的档案系列有：（1）中国广东省档案（FO931）；（2）东印度公司商船货物监管人特别委员会中文通信（FO1048）；（3）中文秘书处中文通信登记册（FO932）（与FO231英文通信登记册可以相互参照）；（4）英国驻华各领事馆地契等文件，并入FO678；（5）中文秘书处杂件（FO1080）。
与FO682相关的档案系列有：（1）英国在华贸易总监管人的其他通信，在FO228（主要是英文）、FO677（中英文兼有）；（2）英国驻华公使馆/大使馆与领事馆的通信（1834—1950年），在FO228、FO676（中英文兼有）；（3）英文通信发文簿（1834—1917年），在FO230；（4）英文通信登记册（1836—1945年），在FO231（与FO932中文通信登记册相互参照）；索引（1843—1937年），在FO232；（5）英国外交部对驻华外交机构的综合通信，在FO17（1815—1905年）、FO371（1906—1932年）。
（三）FO931档案系列（广东省档案—中国广东官方档案，1765—1857年，1954件）
本系列是从FO682分离出来形成的系列。这批档案是1858年第二次鸦片战争期间英国在广东劫掠的中国官方档案。其中包括中国中央政府与广东地方政府之间的往来文书，原存放在两广总督衙门、广东巡抚衙门机构的广东地方政府本身形成的文书。这批档案经整理，分为6个专题，再分别按时间顺序排列：
1.鸦片贸易与鸦片战争（1835—1842年）（FO931/1—73），73件；
2.中国中央政府与地方政府（1765—1857年）（FO931/74—450），377件；
3.对外关系与对外贸易（1810—1857年）（FO931/451—979），529件；
4.起义、秘密结社、军事组织与作战、镇压起义（1811—1857年）（FO931/980—1799），820件；
5.第二次鸦片战争第一阶段（1856—1857年）（FO931/1800—1883），84件；
6.地图与插图（FO931/1884—1954），71件。
（四）FO932档案系列（外交部—中文秘书处，北京及其以前—中文通信登记册，1840—1938年，53册）
本系列档案是从FO682分离出来而形成的系列。这批档案是中文秘书处形成的中文通信登记册。系列内档案先区分通信形式：照会、函件、备忘录，再分别按时间顺序排列，重新编号。存留的中文通信本身仍在FO682（与FO231英文通信登记册系列可以相互参照）。
（五）FO1048档案系列（东印度公司—商船货物监管人特别委员会，中文秘书处—中文通信与文件，1783—1834年，1160件）
本系列档案是从FO682分离出来而形成的系列。这批档案是由东印度公司设在广东和澳门的商船货物监管人特别委员会形成的档案。该委员会在1834年撤销以前，实际行使东印度公司所拥有的英国在华贸易的垄断权。这批档案中形成时间最早的一份，是前面已提到的1793年英王乔治三世致中国乾隆皇帝信函的中文译本。大量通信是关于茶叶、棉花贸易，在广东的贸易代表与中国地方当局关于司法纠纷的交涉，洋行商人破产问题、关税问题，还有几件涉及鸦片走私贸易问题。
（六）FO1080档案系列（外交部—中文秘书处，大使馆与公使馆，北京，中国—中文杂件，1833—1951年，393卷）
本系列档案是从FO682分离出来而形成的系列。这批档案是形成或保存在中文秘书处的杂件（不含已经登记的通信）。其中有通信底稿、条约底稿和印刷文本，规章、公告的副本，中国学生用的名片、课本和考试卷等。中文秘书处将1860—1916年的杂件（中英文兼有）装订成几册，归入FO233/57—138。这些杂件的索引（截止于1904年）见FO232/4。还有少量杂件，与已登记的中文通信一起，仍在FO682。
（七）FO233档案系列（北方事务部与外交部—领事馆与公使馆，中国—杂件与报告（英文、中文），1727—1951年，306卷）
这批档案是笔者目前所见到的英国外交部档案中有关英国与清代中国交往的最早的一批档案。其中包括英国驻华代表机构档案目录（1727—1859年）、贸易与情报的报告、法律诉讼档案、中文秘书处杂件、有关东印度公司在华活动档案的记录册、财务账簿、通告等。
本系列目录附有FO233/105—138中文附件的文件级专题目录，共分为19个专题。依次为中央政府、排外运动、义和团起义、市民动乱、教育、财政、中外关系—条约、工业、劳工、矿业、鸦片、护照、公共卫生、铁路、改良运动、航运、中日甲午战争、电信、贸易。
鉴于篇幅所限，其他档案系列就不作一一介绍了。
三主要检索工具
（一）档案层级结构与档号
英国公共档案馆的馆藏档案，依据从总到分、从一般到具体的逻辑原则，按照档案形成者的社会职能分工、行政隶属关系，自上而下逐级区分，构建了一个树状展开的档案实体体系。档案实体体系和与之对应的目录体系的层级结构共分为7级，依次为：部门（Department）、大类（Division）、系列（Series）、分系列（Subseries）、分分系列（Subsubseries）、案卷（Piece）、单份文件（Item）。其中，部门（作为立档单位的独立部门或机构）、系列（基于共同的职能、或主题、或下属机构）、案卷（卷、册、扎、匣等独立档案单元）3级为强制性层级，在任何情况下都必须采用；其余4级为附加性层级，只在需要时采用。即在一般情况下，其档案实体和目录采用部门—系列—案卷3级结构，在需要时则采取4级、5级、6级以至7级的结构。
档号（Document·Reference）是档案馆赋予所藏档案的编号，是管理、调阅和引用档案的识别代码。英国公共档案馆的档号系统是与其档案实体结构相适应的层级制代码系统。第1级代码为部门代码（Department Code），以一个或几个大写字母标识，例如：外交部部门代码为FO（Foreign Office）；第2级代码为系列号（Series Number），以部门代码十数字标识，其间插入一个空格，例如：FO682；第3级代码为案卷号（Piece Number），以系列号+数字或字母标识，其间以斜杠间隔，例如：FO17/23、FO682/6A。在需要的时候，还会采用第4级代码卷内文件号（Internal Reference）。而大类、分系列、分分系列则不在档号中反映。即在一般情况下，其档号采用部门—系列—案卷3级结构，在需要时会采用4级结构。
英国公共档案馆的各种检索工具即是按照上述结构逐层展开，揭示、报道其馆藏档案资源。利用者亦应建立馆藏档案实体结构、目录体系、档号系统的基本概念，了解其体系结构、标识涵义，才能更好地循着档案工作者所提供的具有档案馆特色的检索路径，探寻、开发、利用丰富的档案信息资源。
（二）印刷型检索工具
英国公共档案馆陆续出版的有关馆藏外交部档案的参考书籍有：
1.《英国公共档案馆馆藏指南》。英国皇家出版社，1963年、1968年版（Guide to the Contents of the Public Record Office，HMSO，1963、1969）；
2.《英国公共档案馆现行指南》，英国公共档案馆，缩微平片版，1999年版（Current Guide to the Public Record Office，Microfiche，PRO，1999）；
3.《英国公共档案馆手册13：外交部档案，1782—1939年》，英国皇家出版社，1969年版（Public Record Office Handbook No.13，the Records of the Foreign Office，1782—1939，HMSO，1969）；
4.《英国公共档案馆读者指南7：“从不抱怨，从不解释”，外交部与国家文件局档案，1500—约1960年》，英国公共档案馆，1994年版（Public Record Office Readers’Guide No.7，“Never Complain， Never Explain”， Records of the Foreign Office and State Paper Office1500—c.1960 by Louise Atherton，PRO，1994）。
通过阅读参考书籍，利用者可以了解英国外交部机构的历史脉络和职能活动的基本情况，外交部档案的形成、使用、移交，其在英国公共档案馆整理、保存的一般状况，以及档案主要记述和反映的主题、人物、事件、国家、地区、时间等。利用者结合自己的利用目的、研究课题或个人兴趣，基本确定可以满足其利用需求的档案系列名称、代码。
在基本确定档案系列范围以后，可以进而查阅名为《系列目录》（Series Lists）的案卷/文件全引目录及索引，来精确查找满足其利用需要的各档案系列内的相关案卷，以至相关案卷内的相关文件，从而最终确定需要调阅原档的档号。需要注意的是，《系列目录》中关于档案案卷/卷内文件的描述，主要源自为行政活动目的而形成的外交部档案中的登记册与索引类档案，并不是为方便档案利用需要，因此在标引的准确性、一致性方面会存在一定误差，从而在检索的查全率、查准率方面也会存在一定缺陷。
（三）联机型检索工具
档案利用者可以通过国际互联网登录英国公共档案馆网站提供的联机目录系统PROCAT，实现对其档案目录信息资源的远程查询。PROCAT是英国公共档案馆建立的联机多级式档案目录数据库，拥有英国公共档案馆和其他一些单位保存的950万卷公共档案，从部门、大类、系列，到案卷、卷内文件7个层级的档案目录信息，提供远程联机浏览、检索和预订借阅（只对注册用户）的服务。
PROCAT遵循国际档案理事会制订的《档案著录国际通用标准》ISAD（G），采用从总体到局部的方法，揭示档案各个层级的档号、标题、时间、从属关系、摘要、利用状态、范围与内容、整理状况、检索工具、行政管理史、索引等目录信息（除必要项目外，允许存在空项），并力求自上而下、不同层级的相同信息不重复。PROCAT任何层级的任何条目均给出其上下从属关系（Context），明确档案的关联性和等级位置，并可通过链接实现在不同层级之间，各相关条目的切换、跳跃。从而充分反映了档案信息资源的系统性特征，使用户可以比较完整、准确地把握其所需要的档案信息。
PROCAT提供了目录浏览功能，用户或应用其层级结构全面浏览其各个层级的全部目录信息，或应用其档号结构选定部门、系列、案卷、卷内文件，直接浏览特定层级、特定范围的目录信息，并且可以在任意点上实现扩大范围或缩小范围的浏览。
PROCAT提供的目录检索功能主要是：
1.自由检索：用户使用自定词汇（与目录条目中检索字段所用词汇前方一致，或完全一致），按照需求可进而限定时间/时段、或限定部门/系列/案卷进行检索；
2.引导检索：PROCAT集成了200余份档案信息介绍（Information Leaflets）和10余个先组式研究热门课题（Popular Searches），给用户提供如何查找和在哪儿查找特定范围档案信息的建议，用户在引导下进行检索；
3.索引检索：使用PROCAT提供的索引进行检索；
4.档号检索：使用档号进行部门、系列、案卷检索。
PROCAT的目录数据，绝大部分来自英国公共档案馆已有的《系列目录》，因此前述标引上存在的准确性、一致性问题仍然存在，用户对此应予以足够重视。
笔者认为，学术研究者要有效利用档案信息资源，就需要了解相关立档单位历史脉络和职能活动情况，相关档案形成、移交、管理状况，相关档案检索工具的结构、特性，充分利用档案工作者提供的具有档案馆特色的信息服务和信息产品，即所谓掌握“入门的钥匙”。在此基础上，学者还需要调动其自身的学术背景知识和科学研究能力，通过对相关档案信息的收集、选择、分析、校正、归纳、提炼，由档案信息的叙述层面深入到其涵义层面、效用层面，并与其他相关文献信息资源整合，才能全面地、准确地把握相关档案信息资源，进而通过创造性的研究和恰当的表述，最终获得满意的文化或学术成果。
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